Job
description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam
menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin
mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan.
Job
description juga dapat menjadi alat pengukur prestasi karyawan. Tugas, wewenang
dan pola hubungan dapat menjadi parameter prestasi dari seorang karyawan.
Dengan menetapkan parameter tersebut di awal masa kerja, maka semua pihak dapat
menilai obyektivitas dari suatu keputusan manajemen tanpa takut ada faktor like
and dislike.
Karyawan pun
akan merasa nyaman memilki job description yang jelas. Ia akan mengetahui
secara jelas area pekerjaan, tanggung jawab dan wewenangnya. Ia juga akan
mengetahui dengan jelas garis koordinasinya, baik vertikal (atas dan bawah)
mapun horizontal. Ia juga dapat mengetahui tugas-tugas tambahan yang diberikan
kepadanya, sehingga dapat memperoleh bonus sesuai haknya.
Dengan job
description yang jelas dan terukur, maka perusahaan dapat beroperasi secara
teratur dan akan meningkatkan produktivitas setiap karyawannya. Dokumen Job
description berlaku untuk semua karyawan, dari level tertinggi sampai level
terendah.
Pihak-pihak
yang terlibat secara langsung dalam pembuatan job description:
- Manajer
- Departemen yang terkait (job holder),
- Pemegang jabatan (employee),
- Penganalisa jabatan (job analyst)
- Human Resources Department
Isi atau
Bagian-bagian dari job description meliputi:
- Identitas Jabatan
- Struktur Organisasi
- Fungsi Utama Jabatan
- Tanggung Jawab dan Indikator Keberhasilan
- Wewenang
- Hubungan Kerja
- Spesifikasi Pekerjaan
- Kompetensi
- Related Dokumen
Dan
bagian-bagian tersebut harus selalu di update dan diperbarui secara periodik,
terutama pada saat melakukan penilaian kinerja.
Fungsi job
description
membantu
dalam melaksanakan tahap-tahap lainnya dalam pendekatan yang sistematis dalam
latihan (sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan suatu organisasi).
Manfaat dari job description:
- Sebagai pedoman dalam pelaksanaan penilaian kinerja,
- Sebagai job evaluation,
- Penyelenggaraan training karyawan,
- Rekrutmen dan lain-lain.
Permasalahan-permasalahan
dalam job description
- Bentuk, format atau template dari job description itu sendiri
- Selalu berubah-ubah bentuknya (tidak konsisten) dari waktu ke waktu,
- Tidak ada keseragaman bentuk,
- Format atau template dari job decsription.
Peran job
description dalam peningkatan kinerja karyawan
Sebagai
penentu besarnya kompensasi yang diterima oleh karyawan sesuai dengan isi dari
job description tersebut, yang sudah dikerjakan. Selain itu, job description
juga berperan dalam hal remunerasi, yaitu peningkatan jabatan.
Peran job
description secara administratif dalam peningkatan kinerja karyawan
Sebagai
penentu besarnya kompensasi yang diterima oleh karyawan sesuai dengan isi dari
job description tersebut, yang sudah dikerjakan. Selain itu, job description
juga berperan dalam hal remunerasi, yaitu peningkatan jabatan.
Dari definisi ini dapat diketahui bahwa job description merupakan suatu uraian mengenai jabatan atau posisi dalam suatu perusahaan. Dan dari uraian ini akan dapat diketahui kewenangan dari tiap-tiap departemen atau dari tiap-tiap bagian, serta penanggungjawab dari tiap-tiap departemen tersebut.
Setiap
pekerjaan yang dilakukan atau dijalankan tentu merupakan tanggung jawab bagi
pelaksana pekerjaan tersebut. Sehingga dapat diketahui penanggungjawab dari
tiap-tiap departemen. Karenanya, dengan adanya job description, pimpinan
perusahaan hanya meminta laporan dari penanggungjawab dari tiap-tiap
departemen. Dengan dijalankannya hal ini, suatu perusahaan dapat berjalan
dengan tertib dan efisien.
